“We hebben al een systeem voor transportplanning”. Dat is het antwoord dat ik vaak krijg als ik bedrijven vraag hoe ze hun ritten plannen. Als ik doorvraag, blijkt vaak dat ze Track&Trace software bedoelen. Dat is echter iets heel anders. Een track- en trace-systeem laat alleen de huidige stand van zaken zien. Een transportplanningssysteem helpt je juist om vooruit te kijken.
Waarom is transportplanning noodzakelijk?
Plannen gaat over het vooruitkijken naar de toekomst, waarbij je rekening houdt met de rang- en tijdsorde van de opdrachten die moeten worden uitgevoerd.
Alhoewel de bedrijven waar ik kom veelal een strategische planning aanhouden, wordt de operationele transportplanning vaak een dag van te voren vastgelegd. Planners hebben als doelstelling optimale ritten samen te stellen waarbij alle opdrachten zo snel en zo goedkoop mogelijk worden uitgevoerd. Dat kan het afleveren van goederen zijn, maar ook het installeren van een wasmachine, repareren van een transportband, uitvoeren van een inspectie of elke andere taak die je op locatie moet uitvoeren.
Hoe werkt transportplanning precies?
Het is de taak van een planner om de ritten vooraf zo goed mogelijk in te delen. Welke opdrachten moeten we morgen uitvoeren? En welke chauffeurs en voertuigen staan ons daarvoor ter beschikking? Een ritplanningssysteem berekent hoe de opdrachten het best gegroepeerd worden, het resultaat leidt tot de efficiëntste ritten. Per rit berekent het systeem de optimale route langs de locaties waarop die opdrachten moeten worden uitgevoerd.
Het transportplanningssysteem houdt daarbij rekening met allerlei randvoorwaarden en restricties. Hoeveel goederen passen er in het voertuig? Hoeveel tijd nemen de verschillende opdrachten in beslag? Welke tijdsafspraken zijn er al gemaakt? En kunnen we elke opdracht door elke chauffeur met elk voertuig laten uitvoeren of zitten daaraan beperkingen? De uitkomst is een transportplanning die voor de start van de werkdag aangeeft welke chauffeur welke opdrachten in welke volgorde moet uitvoeren.
Hoe worden ETA’s berekend?
Op het moment dat de alle opdrachten over de mensen en middelen zijn verdeeld en er optimale ritten zijn gemaakt, berekent het transportplanningssysteem voor elke stop automatisch de verwachte aankomsttijd (estimated time of arrival, ETA). Deze ETA kan automatisch naar de eindklant worden gecommuniceerd worden met een tijdvenster die u zelf bepaalt. Om het nog mooier te maken kunnen de notificaties in eigen huisstijl verstuurd worden. Dit kan via SMS of e-mail.
Wat doet Track&Trace software?
Pas daarna komt Track&Trace software in beeld. Dat bestaat in feite uit niets anders dan een GPS-tracker in het voertuig, aangevuld met een stuk software voor de planner op kantoor. De GPS-tracker registreert voortdurend de geografische coördinaten van het voertuig en stuurt die met grote regelmaat naar de software. De planner die toegang heeft tot die software, kan op die manier zien waar elk voertuig zich bevindt. Hij ziet of het voertuig onderweg is of stilstaat op een locatie. Meer niet.
Meer weten over ritplanningssoftware?
Download onze eGuide of vraag uw demo aan
Wat zijn de voordelen van een Track&Trace software?
Kortom: Track&Trace software geeft een planner inzicht in de huidige situatie. Als een klant belt met de vraag wanneer hij wordt geholpen, kan de planner zien of de chauffeur al in de buurt is en inschatten wanneer hij arriveert. Als een chauffeur vertraagt is, kan hij eventueel ingrijpen en de rit herplannen. Als een klant belt met een spoedopdracht, kan hij zien welke chauffeur in de buurt en beschikbaar is. Op die manier kan Track&Trace systeem helpen om in te grijpen in de bestaande ritplanning.
Wat zijn de tekortkomingen van een Track&Trace systeem?
Een Track&Trace systeem biedt echter niet de mogelijkheid om vooraf die transportplanning te optimaliseren. In de software ontbreken simpelweg de slimme algoritmes om op basis van alle randvoorwaarden en restricties een efficiënte, snelle en duurzame transportplanning te maken. Bovendien zorgt een transportplanningssysteem voor meer inzicht, wat kan helpen bij het nemen van strategische beslissingen (bijvoorbeeld bij de aanschaf van nieuwe wagens of bij het toevoegen van nieuwe klanten aan een bestaand netwerk).
De combinatie van Track&Trace software & transportplanning
Een Track&Trace systeem in de vorm van een boordcomputer of de PTV Driver App levert pas echt meerwaarde op in combinatie met een transportplanningssysteem. Dat stelt de planner in staat om niet alleen de ritten te plannen, maar ook de voortgang ervan real-time te monitoren. Verloopt de uitvoering van de ritten conform de planning? Welke chauffeur heeft vertraging opgelopen? Op basis van de actuele coördinaten van het voertuig, kan het transportplanningssysteem de nieuwe ETA’s berekenen.
De geografische locaties van de voertuigen en eventuele afwijkingen van de geplande ETA’s worden op het scherm gevisualiseerd, zodat de planner direct kan ingrijpen. En natuurlijk kunnen eindklanten automatisch worden geïnformeerd via SMS of e-mail als deze real-time ETA’s te veel afwijken van de geplande ETA’s. Wie dus maximaal controle wil over ver de uit te voeren opdrachten, heeft een professioneel transportplanningssysteem in combinatie met een Track&Trace systeem nodig die helpt om vooruit te kijken. Of zoals een bekend gezegde dat verwoordt: regeren is vooruitzien.