Hoe kies je het juiste ritplanningssysteem én de juiste leverancier?

Selectie ritplanning software: bedrijven letten vooral op twee factoren: wat kan de software en wat kost de software? Wat ze vaak onderschatten, is het belang van de derde factor: de partij achter de software. Regelmatig zien wij implementatieprojecten mislukken omdat het bedrijf en de softwareleverancier geen goede match vormen. Daarom geef ik vijf tips die helpen bij ritplanning selectie, of dat nu PTV is of niet.

De selectie ritplanning software is een keuze voor een langdurige samenwerking met de leverancier van het systeem. De samenwerking stopt immers niet op het moment dat het ritplanningssysteem in gebruik is genomen. Als softwareleverancier moeten wij ook in de jaren daarna elke dag opnieuw klaar staan voor support en onderhoud. Daarnaast worden wij regelmatig gebeld als veranderingen in de markt, in de technologie of in de bedrijfsvoering vragen om aanpassingen aan het ritplanningssysteem.

Uit eigen ervaring weet ik dat een dergelijk langdurig samenwerkingsverband alleen succesvol is bij een goede match tussen het bedrijf en de softwareleverancier. Maar wat zijn dan de factoren die bepalend zijn voor een goede match van selectie ritplanning software? Ik kom tot onderstaand lijstje met vijf factoren:

  1. Ervaring in de sector
  2. Klik met de mensen
  3. Oordeel van referenties
  4. Continuïteit van de leverancier
  5. Kracht van de algoritmes

Meer weten over ritplanningssoftware?

Download onze eGuide en ontdek alles over ritplanningssoftware of vraag een demo aan

1. Ervaring in de sector

Bedrijven in uiteenlopende sectoren bellen op met vraagstukken over ritplanning: van transporteurs tot installateurs en reparatiebedrijven tot thuiszorgorganisaties. Elke sector heeft verschillende vraagstukken en verschillende behoeften. Voor transportbedrijven is de stopdichtheid belangrijk, terwijl installatiebedrijven veel meer sturen op competenties van de medewerkers. En voor servicemonteurs die worden opgeroepen voor een spoedreparatie, is vooral de responstijd cruciaal.

Let bij de keuze van de leverancier op de ervaring in uw sector. Heeft de leverancier meerdere klanten in uw sector? Dan is de kans groot dat hij uw vraagstukken begrijpt en het ritplanningssysteem heeft afgestemd op uw planningsbehoefte. Dat voorkomt misverstanden tijdens de implementatie en resulteert in een oplossing die meer toegevoegde waarde oplevert.

2. Klik met de mensen

Ik merk het zelf steeds weer opnieuw: een samenwerking verloopt het best als het klikt tussen de mensen van beide partijen. Als sprake is van een wederzijdse klik, hebben mensen aan een half woord genoeg, zetten ze net dat stapje extra en zijn ze meer vergevingsgezind. Bovendien is samenwerking gewoon leuker als het onderlinge contact goed is.

Kijk dus goed naar de mensen met wie u bij de leverancier te maken krijgt – niet alleen tijdens de ritplanning selectie maar ook tijdens de implementatie en de fase daarna. Is er sprake van een match in bedrijfscultuur? Deelt u met de leverancier dezelfde normen en waarden? Wat helpt is als de leverancier niet alleen IT’ers heeft die praten in programmeertaal, maar ook medewerkers heeft met kennis en ervaring in de sector. Die begrijpen uw zorgen en kunnen die vertalen in concrete oplossingen.

3. Oordeel van referenties

Heeft u twijfels of een leverancier matcht met uw eigen bedrijf? Ga dan op zoek naar ervaringen van andere klanten van die leverancier. Vraag de leverancier naar referenties of nog beter: ga zelf op zoek naar hun verhalen, bijvoorbeeld in de vakpers. Schroom niet om de telefoon te pakken en zelf een afspraak te maken voor een referentiebezoek. Dan hoort u niet alleen het verhaal van de manager, maar ook van de planners. En misschien kunt u met eigen ogen zien hoe zij het ritplanningssysteem gebruiken.

Een kleine waarschuwing vooraf: check of de referenties het ritplanningssysteem voor dezelfde vraagstukken gebruiken als u. Zet bijvoorbeeld voorafgaand op papier wat uw belangrijkste knelpunten zijn en vraag hoe die knelpunten bij de referenties zijn opgelost.

4. Continuïteit van de leverancier

Zoals ik al zei: met de keuze van een leverancier legt u zich voor meerdere jaren vast. Dat betekent dat de leverancier niet alleen de implementatie goed moet begeleiden, maar ook de juiste support moet bieden tijdens de hele levenscyclus van het ritplanningssysteem. En vergeet niet te kijken naar de ‘total cost of ownership’. Een ritplanningssysteem met lage aanschaf- en implementatiekosten kan een duur systeem blijken te zijn als de service en support ondermaats is.

Dan nog dit: regelmatig spreek ik bedrijven die noodgedwongen op zoek gaan naar een nieuw systeem omdat het vorige niet langer wordt ondersteund. Kies daarom voor een ritplanningssysteem dat niet alleen nu, maar ook over vijf of tien jaar in uw behoefte voorziet. Hoeveel investeert de softwareleverancier in verdere ontwikkeling van het systeem? Hoe ziet de roadmap voor innovatie eruit? Let ook op de eigendomsverhoudingen en de financiële stabiliteit van de softwareleverancier. Is het commitment en het kapitaal aanwezig om ook in de toekomst in het systeem te investeren?

Robin Smaling – TSN Groen | Aart Vos – Beter Bed | Yorden Greuter – Van Straalen De Vries transport | Marcel van Veldhoven –  De Mandemakers Groep | Remco van Meegen – Melis Logistics | Ben van Oosterhout – CTG Logistics

5. Kracht van de algoritmes

Tot slot: staar u niet blind op alle extra toeters en bellen die het ritplanningssysteem biedt. De kracht van de software wordt uiteindelijk bepaald door de algoritmes die het systeem aandrijven. Deze algoritmes bepalen hoe efficiënt en effectief uw planning is. Bovendien: een planningssysteem met een goed set algoritmes voorkomt dat uw planners onnodig veel tijd kwijt zijn aan het optimaliseren van het planvoorstel.

Als u deze vijf factoren meeneemt in uw selectietraject, krijgt u niet alleen een passend ritplanningssysteem, maar ook een passende softwareleverancier. De kennis, ervaring en service van de partij achter het systeem is minstens zo belangrijk als het systeem zelf.

”Dankzij de accuraatheid van de planningsalgoritmes ontvangen klanten een nauwkeurige inschatting van het tijdstip waarop de monteur arriveert.” – Gert van de Beek, Directeur De Smid Reparatie

FAQ selectie ritplanning software

Wat is een ritplanningssysteem?

Een ritplanningssysteem is een systeem dat automatisch opdrachten over de beschikbare mensen en middelen verdeelt. Lees verder.

Wat kost een ritplanningssysteem?

Het is één van de eerste vragen die ons gesteld wordt. Terecht uiteraard, echter is een standaard bedrag noemen niet altijd mogelijk. De prijs hangt namelijk af van diverse factoren. In dit blog bericht leggen wij u uit hoe dit bedrag bepaald kan worden.

Wat heb ik nodig voordat ik ritplanningssoftware aanschaf?

Wat heb ik nodig voordat ik jullie ritplanningssoftware aanschaf? Dit is een veel gestelde vraag aan ons. Wij hebben de meest gestelde vragen voor u op een rijtje gezet met de antwoorden.

Wat is het verschil tussen ritplanning & routeplanning?

Binnen de transportplanning worden 2 termen vaak door elkaar gehaald, namelijk: rittenplanning & routeplanning. Wat houden deze 2 termen nou in? Wij leggen het uit.

Verschil track&trace software & een planningssysteem

De verschillen tussen beiden zijn groot en worden steeds vaker door bedrijven in combinatie met elkaar gebruikt. Maar wat zijn de verschillen? Ontdek de verschillen tussen track&trace software en een planningssysteem.

Heeft u hulp nodig bij de selectie van ritplanningssoftware?

Wij helpen u graag, plan een vrijblijvend gesprek in.

Over de auteur

Het vertalen van vragen uit de markt naar concrete oplossingen en succesverhalen, dat is de boodschap die Arshaad wil overbrengen. De wereld ontwikkelt, oplossingen moeten mee ontwikkelen, net als de wereld dat doet. Software voor de mobiliteit van morgen. #keep.moving

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.

Naam